PDF注釈の作り方と便利ツール：初心者向けガイド

2026.01.06

始めてPDFに注釈を付ける方は、まず何をすべきなのか迷いがちです。文字をハイライトしたり、箇条書きのコメントを付けたりといったシンプルな操作だけでなく、文書全体の共有やレビューの効率化に役立つツールやワークフローも多数存在します。
この記事では、「PDF注釈を作る」作業を初心者でもスムーズに行えるように、必要な機能、代表的なツール、実際の操作手順、そして便利なTipsを網羅していきます。最後まで読めば、「どのソフトを選べばいいか」「注釈作業を高速化するにはどうすればいいか」が明確になるはずです。

PDF注釈とは何か？

PDFで「注釈」とは、本文の内容を変更せずに、読み手に追加情報を伝えるために図形・テキスト・コメントを重ねる機能のことを指します。具体的には、以下のような操作を行います。

種類 例 使われる場面
ハイライト 重要箇所を黄色でマーク 論文の主要結論を分かりやすく示す
ストローク 重要箇所を下線 論理の結びつきを視覚的に表現
コメント 追記・疑問点を書き込む 学生のレポート作成時に指導者がフィードバック
形状 円・四角で囲む 重要ポイントを視覚的に強調
文字編集 誤字を修正 校正作業
署名 デジタル署名 契約書の承認

注釈には、印象を残す「視覚的強調」から、文書内容の修正・補足を行う「機能的補足」まで、さまざまな役割があります。最初は基本的なハイライトとコメントから始めるのがおすすめです。

なぜPDFに注釈が必要か？

  1. 共有時の情報の統一
    文書を共有する際「ここに要約を書きましたよ」といった説明を別途メールや文書で送るより、PDFにコメントとして残せば、受け取った人はすぐに位置を把握できます。

  2. レビュー作業の効率化
    複数人でレビューする場合、コメントを集約してまとめることができます。各コメントは自動でリスト化され、メールで送る手間が省けます。

  3. 学習・講義資料の活用
    学習者は重要点を示すハイライトや自分の疑問を書き込み、講師からのフィードバックを受け取ることで復習が深まります。

  4. 契約・許可文書の承認
    デジタル署名や承認コメントをその場で挿入できるため、紙に手書きする手間が大幅に減ります。

  5. コンプライアンス・チェックリスト
    監査や規制遵守に必要な項目をチェックリストとして注釈化し、完了済みをチェックできる仕組みを構築できます。

基本ツールの比較（無料・有料）

プラットフォーム 無料ツール 有料ツール 主な特徴
Windows Adobe Acrobat Reader DC（フル機能の一部）が無料で利用可能 Adobe Acrobat Pro DC AI OCR、高度な編集、デジタル署名
Foxit Reader Foxit PhantomPDF 軽量、セキュリティ機能
Okular（古いが便利）
macOS Preview Adobe Acrobat Pro DC デフォルトで簡易操作が可能
Skim（PDF専用リーダー）
Linux Okular Master PDF Editor LinuxでのPDF編集に強い
Web Smallpdf Adobe Acrobat Online ブラウザのみで操作
Kami PDF2Go スマートチート
モバイル Xodo（iOS/Android） Adobe Acrobat Reader タッチ操作での高速編集

初心者におすすめなのは、まず無料版のAdobe Acrobat Reader DCやPreviewで基本操作を学び、必要に応じて有料版に移行することです。各ツールとも、コメント挿入・削除・編集機能は共通していますが、UIやサポート機能は大きく異なります。

注釈を作成する際の基本操作

1. テキストハイライト

  • 操作手順

    1. 句読点を選択するか、ドラッグで範囲を選択。
    2. ツールバーから「ハイライト」アイコン（×3）をクリック。
    3. 色を選べるので、重要度に応じて色を変えると見やすい。

  • Tips

    • 変更できる色一覧は、右クリック→「ハイライト設定」から調整。
    • 大量にハイライトしたい場合は、連続してドラッグすると自動で一括設定されます。

2. コメント（メモ）追加

  • 操作手順

    1. コメント位置を右クリック。
    2. 「コメントを追加」を選択。
    3. 文字入力後、サイズ・フォント・色を変更して「保存」。

  • Tips

    • コメントはドラッグで自由に移動でき、ページ上部のコメントリストに自動で追加されます。
    • コメントの編集は、左下の「コメントリスト」からも可能です。

3. 画像/図形挿入

  • 図形

    1. ツールバーから「四角形」「円」「線」「テキストボックス」等を選択。
    2. ドラッグしてサイズ・位置を決定。
    3. 右クリックで色・線幅設定。

  • 画像

    1. ツールバーの「画像挿入」を選択。
    2. ファイルを選択すると、ページ内に配置可能。
    3. 必要に応じてサイズを調整。

  • Tips

    • ドラッグ＆ドロップでの配置は、**「配置ガイドライン」**で位置合わせを補助。
    • 画像は**「圧縮」**オプションでファイルサイズを下げられる場合があります。

4. 文字を編集・修正

  • 操作手順

    1. 変更したい文字を右クリック→「テキストを編集」
    2. 文字を修正し、確認後「保存」。

  • Tips

    • OCR(光学文字認識)が有効なPDFであれば、画像化されたテキストも修正可能。
    • 文字を編集できない場合は、PDFのセキュリティ設定や暗号化により保護されている可能性があります。

署名や保護（セキュリティ設定）

デジタル署名

  • 手順

    1. ツールバーの「署名」アイコンをクリック。
    2. 「署名の作成」→「キーを追加」
    3. PDFに署名領域を配置し、署名情報を入力。

  • メリット

    • 署名者の身元と文書改ざんの検証が自動で行われます。

パスワード設定 / ページ制限

  • 手順

    1. 「ファイル」→「プロパティ」→「セキュリティ」タブ。
    2. 「パスワード保護」または「権限の設定」を選択。
    3. 印刷・コピー・編集を禁止する場合はチェックを入れ、パスワードを設定。

  • 注意点

    • 密かにPDFを編集する場合、パスワードが必要なため、共有時は相手先にパスワードを伝える手続きを忘れないでください。

便利ツール・拡張機能

ツール 主な特徴 推奨ユーザー
Adobe Acrobat Pro DC OCR、コメントリンク、デジタル署名、PDF変換 法務・契約担当
Foxit PhantomPDF 軽量、セキュリティ機能強化 中小企業
Xodo クラウド連携、マルチデバイス同期 フリーランス、教育現場
Kami Google Workspace連携、リアルタイム共同編集 教師、受講者
PDF-XChange Editor 高度なテキスト編集、PDF作成 デザイナー
Master PDF Editor Linux環境での強力編集 Linuxユーザー

フィルタリング：何を選ぶ？

  • 目的が「レビューのみ」ならXodoやKamiで十分。
  • 逆に「契約書の署名・管理」ならAdobe Acrobat Proが最適。
  • 予算やOSに制約がある場合は、無料版のAdobe ReaderやFoxit Readerでも基本機能は網羅できます。

PDF作業のワークフロー最適化

1. 複数ページの注釈まとめ

  • 複数ページにまたがる場合、**「コメントリスト」**を使うと一覧がすぐに見えます。
  • コメントはPDF全体の検索対象になるので、Ctrl+Fで注釈キーワードを検索できます。

2. 注釈のエクスポート（コメントリスト）

  • エクスポート手順

    1. 「コメントリスト」→「すべて Export」
    2. CSV、TXT、RTF 形式で保存。

  • メリット

    • コメントをExcelで解析したり、別ドキュメントにマージしたりできます。

3. 注釈を付けたPDFを共有

  • クラウドストレージ併用
    例えば、Google Drive にアップロードし、共有リンクを発行。
  • コメントの表示設定
    共有相手によっては「コメントを非表示」で閲覧する設定があるため、注釈を閲覧させたい場合は必ず表示設定を確認。

4. 自動バックアップ

  • 設定

    • Adobe Acrobat の「環境設定」→「クラウド」→「自動バックアップ」
    • Xodo では**「自動同期」**オプションをオン。

  • ポイント

    • 重要な文書はバックアップを複数場所に取ると安心です。

モバイルアプリでの注釈作成

端末 アプリ 主要機能
iOS Notability 手書き、PDFインポート、コメント統合
Apple Books 簡易ハイライト
Android Xodo PDFインフォ、ハイライト、コメント
Adobe Acrobat Reader デジタル署名、コメント

スマホでの便利操作

  1. ペン を使って直接ハイライト
  2. 文字入力 でコメント追加
  3. ドラッグ＆ドロップ で注釈の位置変更
  4. クラウド同期 でPCへも即座に反映

クラウド連携のメリットと設定

  • Google Drive, OneDrive, Dropbox などにPDFをアップロードすると、**「オンラインで閲覧・注釈」**が可能です。
  • PDFのバージョン管理: 変更点が自動で差分表示され、変更履歴が残ります。
  • 共有設定: 共有リンクで「閲覧のみ」か「コメント可」かを選べるため、情報の漏洩を防げます。

よくある質問と解決策

質問 解答
Q1. PDFにハイライトした後、別の人に送ったらハイライトが見えない？ 受信者に「Adobe Reader」や同等ソフトがインストールされているか確認。Readerはコメント機能をサポートしています。
Q2. PDFの一部文字が編集できないのはなぜ？ PDFに対して「編集禁止」のセキュリティ設定がかかっている場合があります。パスワードを入手できるまで編集は不可です。
Q3. 画像を挿入した際にPDFサイズが飛躍的に増えた 画像は元の解像度のまま埋め込まれます。「画像の圧縮」オプションでサイズを縮小するか、低解像度の画像に差し替えると解決します。
Q4. コメントを別ファイルに抽出したい 「コメントリスト」→「全てエクスポート」としてCSV形式に保存すれば、Excelで一覧化できます。
Q5. マルチデバイスで同じ状態のPDFを保持したい クラウドストレージ (Google Drive/OneDrive) に同期されていると、PC/スマホで開くたびに最新状態が自動で反映されます。

まとめ

PDFに注釈を付けることで文書の可読性・共有性・レビュー効率が格段に向上します。

  • まずは無料版で基本操作（ハイライト・コメント）をマスターし、
  • 必要に応じてデジタル署名やPDF保護を追加、
  • クラウド連携やモバイルアプリでデバイス間の同期を実現すれば、業務フローを大幅にスリム化できます。

作業を効率化するためにコメントリストのエクスポートや自動バックアップ、ワークフローの整理を行い、ツールやOSに合わせた最適なソフトウェアを選択しましょう。

  • 事業規模・予算・OSなどを踏まえつつ、**目的が「レビュー」「契約」「教育」**どの用途かに応じたツール選びが重要です。

これらを組み合わせて運用することで、あなたのPDFエディティングスキルはさらにプロフェッショナルなレベルへと成長し、日々の業務の大きなストレスを軽減できるでしょう。
「PDFに注釈を付ける」ことは、単なる手間ではなく、情報コミュニケーション上の ベストプラクティス なのです。ぜひ実践してみてください。

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