PDF送信できない時に試すべき10の対処法：ファイルサイズ・添付形式・メールサーバー設定まで徹底解説

2026.01.06

PDFをメールで送信できない――そんな経験をしたことはありませんか？
送信に失敗すると、受信者に添付ファイルが届かず、業務やプライベートのやりとりで遅延や混乱が生じます。
「何が原因なのかわからない」「どう対処すればよいの？」と悩む方に向け、よくある失敗の原因とともに実際に試せる10の対処法をまとめました。
これらを実践すれば、PDF添付の送信トラブルを大幅に減らし、スムーズにメールをやり取りできます。

1. ファイルサイズが大きすぎる場合

多くのメールサーバーは添付ファイルの最大サイズに制限を設けています。

  • 一般的な上限

    • Gmail：25MB
    • Outlook.com：20MB
    • Yahoo! Mail：3GB（圧縮した場合）

  • 対処法

    1. 圧縮：ファイルをZIPやRARに圧縮。圧縮率はPDF自体が画像を含む場合はほぼほぼ効果的。
    2. クラウド共有：Google Drive、OneDrive、Dropboxにアップロードし、リンクを送付。
    3. 分割送信：複数のメールに分割して送る。受信側で受信後に結合する手順を説明しておくと安心です。

2. 送信先メールサーバーが受信制限をかけている

受信側でも添付ファイルに対して制限を設けている場合があります。

  • 検討ポイント

    • 受信者がビジネス用メール（例：Exchange Online）の場合、添付ファイルのサイズや種類が制限されていることがあります。
    • 企業内部のメールシステムは添付ファイルをスキャンし、許可された形式のみ許可することがあります。

  • 対処法

    1. ファイル形式を変換：PDF以外の形式（TXT、XLSXなど）に変換し、後で受信者が簡単にPDFへ戻せるように説明。
    2. 送信前に確認：受信者に「添付ファイルの受信制限はありますか？」と事前に確認。
    3. 一時的に圧縮：一時的にファイルをZIP化して送ると、受信側で許可された範囲内に収まる場合があります。

3. メールクライアントの設定が原因

WindowsのOutlook、macOSのApple Mail、モバイルアプリなど、クライアント側の設定にミスがあると送信失敗に繋がります。

  • 検討ポイント

    • 添付ファイルのアップロード先（SMTPサーバー）との接続が非暗号化のためブロックされる場合があります。
    • 添付ファイルの名前に特殊文字が含まれていると、クライアントが自動でエンコードを誤るケースがあります。

  • 対処法

    1. 設定を確認：SMTPサーバー設定を再確認し、TLS/SSLを有効に。
    2. ファイル名を簡素化：英数字のみで短くまとめる。
    3. クライアントを最新版にアップデート：古いバージョンは添付ファイル処理のバグを含むことがあります。

4. メールサーバーの容量が不足している

送信側のメールサーバー（送信ドメインのメールサーバー）に容量不足があると送信が拒否されます。

  • 対処法

    1. ログを確認：送信ログにエラーコード（例：552, 554）が出ていないか確認。
    2. 管理者に連絡：メールサーバーの管理者に容量確認を依頼。
    3. 利用頻度を減らす：同じサーバーから大量にメールを送る場合は、送信間隔を空ける。

5. スパムフィルタに引っかかる可能性

PDFに添付された画像やリンクが不審だと、受信サーバーのスパムフィルタがブロックすることがあります。

  • 対処法

    1. 署名を加える：メール本文に署名と送信元の情報を正確に記載。
    2. 文字列の適切な場所：添付ファイルに不審な文字列（例：eval()）が含まれないようチェック。
    3. SPF/DKIM/DMARC設定：送信ドメインのSPFレコードやDKIM署名を正しく設定し、メールの正当性を証明。

6. ウイルススキャンで時間がかかる

大きな添付ファイルを送信すると、ウイルススキャンに時間がかかり、送信が遅延します。

  • 対処法

    1. ウイルス対策ソフトの設定：高速スキャンモードに変更。
    2. 除外対象に設定：業務用PDFが正常であることを確認したうえで、ファイル形式を除外設定。
    3. 複数送信：重複ファイルを避け、必要最低限のファイルのみ送る。

7. ネットワーク環境の不安定による失敗

インターネット接続が途切れると送信途中で失敗します。

  • 対処法

    1. 接続速度確認：LANでのアップロード速度を測定し、十分か確認。
    2. Wi‑Fiではなく有線接続：受信側も同様に安定を確保。
    3. 再送ログイン：送信時にエラーメッセージが出たら、一度ログアウト→再ログインして再送。

8. 添付ファイルが破損している

ファイルが保存される際に破損すると、送信後にエラーになる場合があります。

  • 検討ポイント

    • 受信側で「ファイルが開けません」等のエラーが出る。
    • ファイルサイズが異常に大きい/小さい。

  • 対処法

    1. 別のPDF作成ツールで再生成：例えばAdobe AcrobatやLibreOfficeのPDF変換機能。
    2. ハッシュ値を共有：送信前にMD5やSHA-256を計算し、受信側で同じ値を確認。
    3. ファイルの一部だけを送る：問題が発生しているページのみを抽出し、再度送信。

9. 送信メールの件名・本文に不適切な文字列が含まれる

メール全体に不審な文字列があると、送信がブロックされる可能性があります。

  • 対処法

    1. 件名を簡素化：英数字とひらがなで構成し、特殊文字は避ける。
    2. 本文はテキスト形式：HTMLメールはスパム判定に引っかかりやすい。
    3. 添付ファイル名に注意：日本語を含む場合は、UTF-8でエンコードされないと問題。

10. 受信者のメールボックスに制限がある

受信側のメールボックスがいっぱいで新規メールを受信できないケースも。

  • 対処法

    1. 受信者に空き容量確認：メールサービス（Gmail、Outlook）では「スパム」「ゴミ箱」も容量に含まれる。
    2. 古いメールのアーカイブ：必要ないメールを削除または外部に移動。
    3. 受信者へ別送信手段を提案：クラウドストレージの共有リンクを送る。

まとめ：トラブルシューティングの流れ

  1. エラーメッセージをよく読む

    • 送信側、受信側の両方でログを確認し、原因を特定。
  2. 原因の分類

    • ファイルサイズ/形態・サーバー設定・メールクライアント・ネットワーク・スパム/ウイルス対策など。
  3. 対処法を一つずつ実行

    • まずは最も簡単な圧縮やクラウド共有、受信者への事前確認。
  4. 再送・ログ取得

    • 送信失敗時は再送前にログを保存し、対処後に確認。

これらの対処法を順番に試すことで、ほとんどのPDF送信不具合は対処可能です。
「添付メールはいつも送れるのに」という現象が出たときは、「サイズ・サーバー・クライアント・ネットワーク」の4つをチェックすることで、無駄な時間を省けます。

ぜひこの10ステップを活用し、送信失敗に振り回されないスムーズなメール運用を実現してください。

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