PDF挿入方法を徹底解説！Word・Excel・PowerPointでスムーズに添付する手順

2026.01.06

PDFを文書やスライドに添付する作業は、実は非常に手軽に行えます。ただし、使い方を知らなければ「挿入できない」「表示が崩れる」といったトラブルに遭遇することも。そこで今回は、Microsoft Office 365の代表的アプリケーション――Word、Excel、PowerPoint――にPDFをうまく取り込むための具体的な手順と、挿入時に注意すべきポイントを徹底解説いたします。

まずは「PDFとは何か」

PDF（Portable Document Format）は、ページレイアウトやフォント情報をそのまま保持できるため、文書を共有する際に最も安定したフォーマットです。WordやExcelの原稿にPDFを添付すると、閲覧者は編集不可の状態で内容を確認できます。

WordでPDFを挿入する方法

WordにPDFを埋め込むには、以下の２つのやり方があります。

1️⃣ オブジェクトとして埋め込む

  1. 挿入タブ > オブジェクト（またはテキスト > オブジェクト）をクリック。
  2. 「オブジェクトの挿入」ダイアログで「ファイルから作成」タブを選択。
  3. 「ファイル名」欄にPDFのパスを入力するか、参照ボタンでファイルを選択。
  4. リンク先へリンクのチェックを外すと、ファイルが埋め込みデータとして文書に直結します（文書サイズが増大します）。
  5. OKを押せば、PDFのサムネイルアイコンが本文に挿入されます。

この方法で挿入したPDFは、ダブルクリックでAdobe Reader等で開けます。

2️⃣ テキストとしてリンクを貼る

PDFをオブジェクトではなく、テキストリンクとして挿入したい場合は

  1. 挿入タブ > テキスト > リンクを選択。
  2. 「ファイルやウェブページへのリンクを作成」ダイアログでPDFを参照。
  3. 「リンクのテキスト」欄に表示したい文字列を入力。
  4. OKを押すと、ハイパーリンクがテキストとして挿入されます。

リンク方式は文書サイズを抑えられますが、閲覧者がリンクをクリックしない限りPDF内容は見えません。

ExcelでPDFを挿入する方法

ExcelでもWord同様にオブジェクトとしてPDFを埋め込むか、ハイパーリンクを貼る手段があります。

1️⃣ オブジェクトとして埋め込む

  1. 挿入 > オブジェクトを選択。
  2. 「オブジェクトの挿入」ダイアログで「ファイルから作成」を選び、PDFを指定。
  3. OKをクリックすると、PDFのアイコンがセル内に表示されます。

シートに複数のPDFを貼り付ける場合は、コピー＆ペーストで同じセルに貼るか、セル幅・高さを調整して視認性を確保します。

2️⃣ ハイパーリンクとして挿入

  1. 挿入したいセルを選択後、Ctrl + K（または挿入 > ハイパーリンク）を押す。
  2. 「リンク先」欄でPDFファイルを指定。
  3. 「テキスト」欄に表示したい文字列を入力。
  4. OKでハイパーリンクが作成。

Excelではセル内にPDFのサムネイルを表示する機能はありませんが、ハイパーリンクで簡単に参照できます。

PowerPointでPDFを挿入する方法

PowerPointの場合、PDFをスライドに直接貼ることが可能です。

1️⃣ スライドにオブジェクトとして貼り付け

  1. 挿入したいスライドを開く。
  2. 挿入 > オブジェクトを選択。
  3. 「ファイルから作成」タブでPDFを選択し、OK。
  4. スライド上にPDFのアイコンが表示され、クリックするとPDFが開きます。

2️⃣ PDFのページを画像として挿入

PDFの特定ページをスライドに画像として貼る場合は

  1. PDF編集ソフトで対象ページを画像（JPG/PNG）としてエクスポート。
  2. PowerPointで挿入 > 画像で貼り付け。

画像にした方が表示レイアウトが固定されるため、閲覧者がリンクをクリックする必要がありません。

3️⃣ ハイパーリンクでPDFを開く

スライド内にテキストや図形を配置し、Ctrl + KでPDFへのリンクを設定。表示はテキストや図形だけで済み、ファイルサイズを抑制できます。

PDF挿入時に気をつけるべきポイント

ポイント 詳細
ファイルサイズ PDFをオブジェクトとして埋め込むと「docx/lsx/pptx」の全体サイズが大きくなる。共有ファイルを送る際は外部リンク（ハイパーリンク）を検討。
互換性 Office 365以外では古いバージョンがPDFを正しく表示できない場合がある。常に最新のOfficeを利用すると安全。
閲覧権限 PDF自体がパスワード保護の場合、埋め込み時に開けなくなる。事前に許可・削除を確認。
編集防止 PDFは「編集不可」ですが、埋め込み先のOffice文書内で「デザインビュー」で編集できることがある。保護設定で「オブジェクトの編集を許可しない」設定をおすすめ。
PDFバージョン Acrobat 8以降で生成したPDFが最適。古いPDFではPDFオブジェクトが破損しているケースがあるので、最新版で再生成しておくと安全。

PDFを添付するメリットとデメリット

  • メリット

    • 版権保持：文書の内容を編集可否付きで共有できる。
    • レイアウト保証：ページレイアウト、フォントが崩れにくい。
    • クロスプラットフォーム：Windows、Mac、モバイルなどどこでも閲覧可能。
  • デメリット

    • ファイルサイズ増大：埋め込みは特に大きくなる。
    • リンク切れの懸念：外部リンクの場合はファイル移動でリンクが無効になる。
    • 閲覧者のソフト依存：PDFリーダーが必要。

まとめ

Word、Excel、PowerPointの各アプリケーションは、PDFを「オブジェクト」「リンク」「画像」のいずれかで挿入する柔軟性を備えています。文書の目的に応じて「埋め込み vs リンク」を選択し、ファイルサイズと閲覧体験を最適化することが重要です。
さらに、PDFを埋め込む際は、相手が使用するデバイスやリーダー環境も考慮し、必要に応じてPDFを軽量化したり、リンク形式の添付に切り替えると、よりスムーズに共有できるでしょう。ぜひ今回の手順を参考に、次回の資料作成でプロフェッショナルにPDFを扱ってみてください。

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